web担当のkuwaraです。

弊社でも支店間のデータやり取りにオンラインストレージの導入を検討しているようです。
メールの添付容量上限やメッセンジャーソフトの転送速度の遅さに不満を感じているそうで。

 

 

オンラインストレージって何？

オンライン＝インターネット上の
ストレージ＝記憶装置（USBメモリや外付けハードディスク）

大雑把に言ってインターネット上にある共有フォルダ。
許可書（たいていはIDとパスワード）があればどこからでもアクセスできるようになっています。
離れた拠点でデータのやり取りをする場合は大変便利です。

同期機能が提供されているものも多く、
「事務所で作ったデータを出先で編集する」、なんて事も可能。

iPadみたいな容量の少ないモバイル端末を使う場合にうってつけのサービス。

利用だけなら無料の所が多いです。

 

※オンラインストレージのイメージ

 

心配事の数々

便利な半面、気を付けなければならない事もたくさんあります。

・セキュリティの問題

サービス提供側での漏洩、破損。
ユーザー側でのうっかり拡散。

確実に防ぐ方法は無いし、補填もされないケースが多いです。

サービス提供側によっては
「アップロードされたデータは勝手に見るよ！使うよ！」という会社もあるので
管理者はしっかりと利用規約をチェックしておきましょう。

オンラインストレージへのアップロードは私的複製の範疇に含まれない可能性があります。
前述のようなファイルの監査がされている場合、証拠ログが溜まってきた辺りでドカンとくる可能性があります。
強い弁護士の知り合いが居ない場合は著作権のあるファイルは避けた方が良さそうです。

・同期機能を複数人で使う場合
書類をアップロード。
AさんとBさんがそれを使って同時に別作業を開始。
先に終わったAさんが保存した後にBさんが上書き保存。
Aさんの作業内容は失われる結果に。

トランザクション機能（誰かが作業している書類はロックする機能）があれば防げるかもしれませんが、
作業の都度、別フォルダに移して終わったら上書き、という手順で作業しているとお手上げだったりします。

バージョン管理機能（上書きされる度に自動でバックアップをとってくれる機能）に対応しているサービスであれば
最悪の自体は防げますが、やはりAさんの作業内容は失われたままに。

対応方法として「運用ルールをしっかりと制定し、全社員に徹底する」などと考えてみましても
徹底される事はほぼありません。絶対誰かやる。
管理者が「そもそも上書きされない配置」をしっかりと考える必要があります。

・引き出し履歴
誰がファイルを編集したか、ダウンロードしたかの履歴が残るサービスもあります。
ミス発覚時の追跡が楽になるので選定基準の一つにどうぞ。
※責任的な問題だけでなく、復旧作業も楽になるというお話です。

 

結論

無料のストレージに置くのは「拡散されても良いデータ」、「壊れても良いデータ」だけに留めた方が良いです。

もし、そうではないデータを扱いたい場合は有料（お高い）のセキュアなサービスを選択してください。
損害賠償について明記されてる所が良いと思います。

心配事も尽きませんが便利なサービスである事は間違いないです。
上手く使いこなして効率的に業務を進めたいですね。